Minder vergaderen kan ook een oplossing zijn voor personeelstekort | column

Björn Deusings

Een goede vriend van me (wellicht een vage kennis na vandaag) werkt bij een grote organisatie. Ik ga geen namen noemen. Dat is niet chique. Laat ik het erop houden dat het een vrachtwagenbouwer in de buurt van Eindhoven is. De naam rijmt op ’af’.

Hij is daar een paar weken geleden met veel enthousiasme begonnen als projectleider. Tijdens een pilsje op het terras vroeg ik hem hoe het beviel. „Niet wat ik gehoopt had, maar wel wat ik had verwacht”, was zijn antwoord. „O, en?”, vroeg ik. „Nou, driekwart van mijn tijd zit ik in meetings waardoor ik niet aan het echte werk toekom”, Hij dronk een slok van zijn pils. „En het ergste is: het merendeel van die meetings is niet eens nuttig!”

Ik hoorde aan zijn stem dat het enthousiasme van een paar weken geleden er al uit was geramd. „Moet je nagaan, we hebben zelfs vergaderingen waarin we bespreken wat we in de vergadering met ’de grote baas’ gáán bespreken’.

„Meen je niet, en het echte werk; hoe gaat het daarmee”, vroeg ik. „Nou, we zijn op zoek naar extra mensen, maar die zijn nergens te vinden. En dan nog die hoge personeelskosten... Daar gaan we binnenkort natuurlijk over vergaderen.” Ik besloot nog een pilsje voor ons te bestellen. Nuchter trok ik dit niet merkte ik, de oplossing was namelijk zo voor de hand liggend.

’En jij, hoeveel vergaderen jullie eigenlijk?’. Hij gaf het antwoord al meteen zelf: „vast heel weinig, met zo’n kleine organisatie.’’ „Klopt”, zei ik. „Wij vergaderen alleen als het écht nodig is, en dan eigenlijk alleen met de hoognodige mensen.” Hij nam een flinke teug van zijn pils en ik kon raden wat hij dacht: ’het kan dus wel’.

En dat klopt: wij kijken heel kritisch naar alles dat we doen. We kunnen ons dat soort tijdverspilling simpelweg niet veroorloven. Niet alleen zouden we dan failliet gaan, we zouden er gewoon ook doodongelukkig van worden.

En dat is oprecht waar ik in geloof. Ik zou er doodongelukkig van worden wanneer ik een groot deel van mijn tijd zou moeten besteden aan zinloze activiteiten of aan inefficiënte meetings. Daarom kijk ik regelmatig kritisch naar de zaken die mij tijd kosten; of het nou meetings zijn of taken.

Dat ik mijzelf afvraag of ik hier überhaupt mee bezig wil zijn en of dit de meest efficiënte manier is, houdt mij scherp maar maakt me ook gelukkig. Ik deed het toen ik in loondienst was en nu, als ondernemer, doe ik het ook.

En dat gun ik iedereen, vooral mijn - na vandaag - vage kennis.

Björn Deusings is directeur van Tijdwinst.com. Hij is expert op het gebied van slimmer (samen)werken.

Meer nieuws uit Opinie-Column

Ombudsteam

Ons Ombudsteam springt in de bres voor de consument.