Premium

Advies Gonny Vink van Work21 voor thuiswerkmanagers: ’Hou aandacht voor elkaar'

Advies Gonny Vink van Work21 voor thuiswerkmanagers: ’Hou aandacht voor elkaar'
© Foto 123RF

Thuiswerken, voorlopig zitten velen van ons er dus nog aan vast. Was het aanvankelijk lekker handig, zeker voor thuiswerkers met kinderen om zich heen en alleenstaanden is het loeizwaar. Wie ook voor grote uitdagingen staan, zijn de managers die nu op afstand de boel bij elkaar moeten houden.

Zelf werkt Gonny Vink regelmatig in het grote, nu lege, landhuis waar haar bedrijf Work21 in Groenekan is gevestigd. Haar collega’s werken nu allemaal vanuit huis. Work21helpt bedrijven met het aanpassen van hun werkprocessen aan de tijdgeest. Ook thuiswerken hoort daar bij en hoe je daar als manager mee omgaat. Vink schreef er eerder het bij Haystack uitgegeven boek ’Leidinggeven op afstand’ over. Ze weet dus als geen ander hoe managers vanuit hun uitgestorven kantoortuinen of misschien ook zelf vanachter de keukentafel hun medewerkers gemotiveerd en productief kunnen houden. Dat vraagt wel wat. Vooral loslaten. Vertrouwen hebben dat het goed komt, ook als je niet over de afdeling banjert en je deur open laat staan voor wie even wil sparren.

Wie hebben in de praktijk de meeste moeite met thuiswerken, de medewerkers of de managers?

,,Autonomie wordt door medewerkers erg gewaardeerd. Die vinden het vaak fijn als ze de vrijheid hebben hun werk zo te organiseren dat het past bij de dingen die ze moeten doen. Managers vinden dat echter vaak lastig omdat ze het gevoel hebben geen controle te hebben over wat hun mensen aan het doen zijn.”

Maar is het voor die manager dan zo wezenlijk anders, die loopt op kantoor toch ook niet controlerend rond?

,,Het is een schijnzekerheid die ze hebben, want ze weten evengoed niet wat iedereen aan het doen is. Maar het gevoel is dat ze langs lopen en dat ze het ergens over kunnen hebben of bijsturen of mensen kunnen gemakkelijker naar hen toekomen. Maar dat kan natuurlijk ook allemaal prima op afstand.”

Speelt achterdocht een rol?

,,Voor mijn boek heb ik dat onderzocht en veel leidinggevenden vragen zich af inderdaad of mensen hun werk wel goed doen, of ze wel met de goede dingen bezig zijn en op de goede manier. Maar uit onderzoek blijkt dat het beeld van managers niet klopt met de werkelijkheid. Het is het tegendeel. Mensen die thuiswerken willen juist compenseren om te laten zien dat ze echt goed werken en de kantjes er niet aflopen. Ze werken eerder meer dan minder. De productiviteit ligt zelfs dertien tot zestien procent hoger bij thuiswerken. Dat is fors. Je moet hen eerder tegen zichzelf beschermen dat ze niet te lang doorgaan.”

,,Maar het geldt ook voor leidinggevenden zelf. Die zitten nu vaak ook vanuit huis te werken en gaan maar door - ook ’s avods houdt het niet op. Maar dit gaat nog wel even duren en dan moet je je werk toch wel slim gaan organiseren anders hou je het helemaal niet vol. Eerst was het nog even kijken hoe je werkplek inricht en contact houdt, maar nu wordt het zaak uit te zoeken hoe je thuiswerken ook slim kunt doen, zodat je ook op afstand optimaal samenwerkt en kennis deelt.”

Wat zijn de valkuilen?

,,Belangrijk is dat je aan de voorkant goede afspraken met elkaar maakt. Dat je duidelijkheid geeft over wat je van elkaar verwacht en dat je taakgerichte afspraken met elkaar maakt. Als je dat niet doet, kan het zijn dat mensen andere dingen doen of dingen anders doen dan je had verwacht en dat kan gemakkelijk irritatie opleveren. Afspraken maken dus, en dingen uitspreken naar elkaar. De dialoog opzoeken, ook op afstand en daar tijd voor maken. Ja, dan ben je zo veel tijd kwijt om bij te praten, reageerde een leidinggevende vorige week, maar in deze tijd is het wel echt nodig om daar ruimte voor te maken.”

,,Wijzelf beginnen bijvoorbeeld elke dag met een dagstart met een videoverbinding. Gewoon om te horen hoe iedereen er bij zit en wat iedereen op zo’n dag gaat doen en te horen of nog hulp van collega’s nodig is. En om te vragen ’Hoe is het met je?’ Dat hoeft maar heel kort. Grappig is dat sommige collega’s die in Microsoft Teams werken de verbinding met elkaar open houden, zodat ze ook collega’s aan het werk zien. Zeker mensen die alleen thuis zitten vinden dat soms fijn.”

Moet je het praatje bij de koffieautomaat virtueel maken?

,,Ik vind het een belangrijke taak voor leidinggevenden dat zij regelmatig een-op-een contact met hun mensen hebben om te horen hoe het gaat. Waar mensen tegenaan lopen en ondersteuning nodig hebben. En als zo’n team daarvoor te groot is, kun je regelen dat mensen dat onderling doen.”

Onderlinge communicatie via e-mail, sms, WhatsApp, Teams, daar kun je horendol van worden...

,,Jazeker, daarom is het belangrijk goed af te spreken welke communicatiemiddel je waarvoor inzet en met welke urgentie en dat je je daar dan ook aan houdt. Zowel Microsoft als Google heeft hele mooie samenwerk-oplossingen waar je ook veilig met elkaar kunt chatten. Maar je moet niet van alles uitproberen en door elkaar laten lopen.”

Wat moet je afspreken over bereikbaarheid, je kunt niet acht uur achter je beeldscherm zitten voor als iemand je nodig heeft...

,,Ja voorheen waren mensen ook niet continue bereikbaar als ze bijvoorbeeld in een vergadering zaten en dat ging ook prima. Het is niet te doen om de hele tijd bereikbaar te willen zijn. Het is goed om je collega’s je bereikbaarheid aan te geven, bijvoorbeeld door tijdvakken in je agenda af te blokken voor pauze, of om geconcentreerd te kunnen werken. En dan moet je er niet op worden aangesproken dat je even niet bereikbaar was als je een stukje was gaan lopen. Zelfs een grapje daarover van een leidinggevende vinden mensen al spannend, omdat ze het best een ingewikkelde situatie vinden. Dat moet je zorgvuldig doen met elkaar. Voor een leidinggevende is dan ook heel belangrijk te weten hoe de situatie bij mensen thuis is. Lopen daar vijf kinderen rond of woont iemand alleen? Dat kan heel eenzaam zijn. Bij ons zijn collega’s die online onderling sporten of een pubquiz houden - dus leuke dingen met elkaar doen. Dat zorgt voor verbinding - en dat is heel belangrijk! Je kunt ook foto’s van je werkplek delen. Niet om te controleren maar om te zien hoe mensen thuis hun werk moeten doen.”

Wat gaan we met onze thuiswerkervaringen doen ná het coronatijdperk?

,,Ik denk dat we veel meer dan voorheen thuis zullen werken. Dat we veel kritischer kijken of we wel steeds moeten reizen of kunnen inbellen. Moeten we wel in de file gaan staan? Moeten we wel vliegen? Het zal steeds meer geaccepteerd worden dat je een mix hebt tussen op kantoor, op locatie en thuis werken. Dat gaan we veel slimmer doen met z’n allen. Ik kan me niet voorstellen dat we teruggaan naar het oude patroon. Mensen zien nu dat het werk dat gedaan moet worden ook op een andere manier kan dan we altijd gedacht hebben. Daar is deze crisis dan weer wel goed voor. En ook voor het klimaat, trouwens. Een grote stap vooruit, ondanks alle narigheden.”

Wilt u meer concrete tips van Work21? Kijk dan HIER op SOS Thuiswerken.

Meer nieuws uit Achtergrond

Ombudsman

Ombudsmannen Durk Geertsma & Ed Brouwer springen in de bres voor de consument.